In breve
- Il mercato si divide in quattro famiglie: strumenti gratuiti per il telematico, gestionali cloud a utente, suite a moduli degli editori e assistenti di IA venduti a parte.
- Il numero da confrontare è il costo annuo di tutto lo studio, persone, attivazione e moduli compresi, non il canone della prima schermata.
- Nessun gestionale cloud sostituisce il redattore per il deposito telematico: conta quanto bene prepara il lavoro prima e ne tiene traccia dopo.
Uno studio arriva a cercare un gestionale quasi sempre per un motivo preciso: un termine che è sfuggito per poco, parcelle rifatte a mano ogni volta, un collaboratore nuovo che non trova niente, l’antiriciclaggio tenuto in una cartella. E trova un mercato difficile da confrontare: listini che non ci sono, prezzi a persona che si moltiplicano, moduli che si comprano uno alla volta, un assistente di IA che è un altro abbonamento.
Qui trovi come è fatto quel mercato a settembre 2026, diviso per famiglie e con le fasce di prezzo pubblicate o riportate; i criteri che distinguono uno strumento che userai da uno che userai al venti per cento; il conto del punto di pareggio fatto con numeri veri; e cosa nessun gestionale cloud fa. Questa pagina sta sulla vetrina di un gestionale: il nostro prezzo lo trovi nel conto, trattato con le stesse domande che suggeriamo di fare a tutti.
01Le quattro famiglie di strumenti
| Famiglia | Cosa fa | Prezzo indicativo | A cosa fare attenzione |
|---|---|---|---|
| Piattaforme gratuite e redattori | Redattore e deposito telematico, consultazione dei registri, agenda; a volte fascicoli e firma | 0 € per le piattaforme istituzionali e i redattori gratuiti; i redattori a pagamento da poche decine a qualche centinaio di euro l’anno | Di solito niente parcelle sui parametri, fatturazione, antiriciclaggio, ore lavorate |
| Gestionali cloud a utente | Pratiche, agenda, scadenze, documenti; parcelle e fatture secondo il piano | Circa 50–90 € al mese per utente, spesso con un costo di attivazione | Il conto cresce con ogni persona; alcune funzioni possono essere moduli a parte |
| Suite degli editori | Gestionale, redattore, banca dati, IA e servizi telematici come prodotti distinti | Listino quasi mai pubblico: preventivo sulla configurazione | Abbonamenti separati, pacchetti, rinnovi taciti da disdire per tempo |
| Assistenti di IA separati | Ricerca, analisi di documenti, bozze | Circa 30–150 € al mese, spesso per utente | Si sommano al gestionale; tetti di interazioni o documenti, piani grandi poco trasparenti |
La base del lavoro telematico oggi è gratuita o quasi: la Cassa Forense offre ai propri iscritti una piattaforma digitale senza costi, e ci sono redattori gratuiti anche open source. Se ti basta depositare, consultare i registri e tenere l’agenda, non devi pagare nessuno. Il valore di uno strumento a pagamento sta in quello che la base gratuita di solito non fa: parcella sui parametri, fattura forense, incassi e solleciti, antiriciclaggio, conferimento dell’incarico, conflitti di interessi, redditività della pratica.
Il prezzo è l’altro problema. Nel campione di gestionali completi esaminato per questa guida, solo quattro su dodici pubblicano il listino. Esistono anche licenze di base a poche centinaia di euro l’anno, di solito con funzioni o persone limitate, e canoni per studio con un tetto di pratiche attive. Fra le lamentele più frequenti degli avvocati ci sono proprio i prezzi opachi, i moduli a pacchetti e i costi di attivazione, insieme a lentezza, app deboli e configurazioni lunghe.
02I criteri che contano davvero
| Criterio | Cosa verificare |
|---|---|
| Termini processuali | Che li calcoli dal codice, a ritroso quando serve, con sospensione feriale, sabato e festivi, e che mostri come ci è arrivato: un termine che non puoi ricontrollare non ti serve. |
| Parcella e fattura forense | Parametri del DM 55/2014 per fase e scaglione, spese generali al 15%, contributo integrativo al 4%, ritenuta d’acconto, spese esenti, bollo nel forfettario, invio allo SdI. |
| Antiriciclaggio e conflitti | Adeguata verifica con titolare effettivo, rischio e scadenza, conservata dieci anni; ricerca dei conflitti su tutte le parti dell’archivio, con la prova del controllo. |
| Incarico e informative | Lettera d’incarico, preventivo, privacy e informativa sull’IA generati dalla pratica e firmati dal cliente. |
| Area del cliente | Un posto dove il cliente vede lo stato della pratica, i documenti e le fatture senza telefonare in studio. |
| Migrazione ed esportazione | Chi porta dentro i dati di oggi e a che costo; come esci domani: in autonomia, in formati aperti, senza pagare. |
| Prezzo per studio o per utente | Quanto costa con praticanti e segreteria compresi, e quanto costa la persona in più. |
| Disdetta | Durata minima, preavviso, rinnovo tacito, penali d’uscita. |
| Dove stanno i dati | Server nell’Unione europea; database separato per studio o tabelle condivise con altri clienti; accordo di trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. |
Per ognuno dei primi tre criteri c’è una guida che spiega cosa deve fare lo strumento: come si calcolano i termini processuali, i parametri forensi del DM 55/2014, la fattura elettronica dell’avvocato e l’adeguata verifica antiriciclaggio. Leggerle prima della dimostrazione ti fa fare le domande giuste.
Chiedi anche cosa non c’è. Autenticazione a due fattori, cifratura dell’intero database, certificazioni di sicurezza: un fornitore che scrive quali mancano è più affidabile di uno che lascia intendere di avere tutto. Diffida di ogni «conforme al 100%»: la conformità è dello studio, e dipende da come lo strumento viene usato.
03Le domande da fare a qualunque fornitore
Da chiedere per iscritto, noi compresi
- Qual è il totale annuo con le persone dello studio, attivazione e moduli compresi?
- Quanto costa la persona in più, e un praticante o la segreteria contano come utenti?
- Antiriciclaggio, conflitti, area del cliente e fatturazione elettronica sono inclusi o sono moduli?
- I termini calcolati mostrano il conto? Posso vedere come è stato ottenuto?
- Come esporto tutti i miei dati, in che formato, e quanto costa?
- Chi fa la migrazione dal sistema che uso oggi?
- Qual è la durata minima, il preavviso di disdetta, c’è rinnovo tacito?
- Dove sono i server, i miei dati stanno in un database separato, chi può accedervi?
- Cosa non fate? Quali misure di sicurezza non avete ancora?
- Posso provarlo sulle mie pratiche vere prima di pagare?
04Il punto di pareggio: prezzo per utente o per studio
Il prezzo per utente sembra basso finché lo studio ha una persona. Poi arriva il collega, il praticante, la segreteria, e il canone si moltiplica. Il prezzo per studio fa il ragionamento opposto: costa uguale con due persone e con dieci. Il conto da fare è semplice.
Costo annuo = canone per utente × persone × 12 + attivazione + moduli a parte
Il numero da confrontare è questo, sul primo anno e sugli anni successivi. Il canone mensile della prima schermata è solo un pezzo.
| Voce | Prodotto a utente da 59 € al mese | Omega Avvocati |
|---|---|---|
| Persone nello studio | 3 | 3 |
| Canone mensile | 177 € (59 × 3) | 49 € |
| Canone annuo pagando mese per mese | 2.124 € | 588 € |
| Canone annuo pagando l’anno in anticipo | Dipende dal fornitore | 470 € (sconto del 20%) |
| Una quarta persona | +708 € l’anno | 0 € |
| Attivazione | Spesso a parte: chiedila | Nessuna |
Con tre persone la differenza è di 128 € al mese, 1.536 € l’anno, prima di sommare l’eventuale attivazione. Il pareggio fra i due modelli si trova dividendo il canone per studio per il canone per utente:
Persone di pareggio = canone per studio ÷ canone per utente
49 ÷ 59 = 0,83: il canone per studio conviene già con una persona sola. Contro un prodotto da 25 € a utente, 49 ÷ 25 = 1,96: conviene dalla seconda persona in poi.
C’è poi il pareggio con il tuo tempo, che conta di più. Con una tariffa oraria di 150 €, un canone di 49 € al mese vale circa venti minuti fatturabili: il tempo di rifare a mano una parcella con spese generali, contributo integrativo e ritenuta, o di ricontrollare il calendario delle memorie di una sola causa.
05Cosa un gestionale cloud non fa
Il deposito telematico degli atti si fa con il redattore o con il portale ministeriale, firmando con il tuo dispositivo di firma digitale. Nel civile la busta viaggia via PEC verso l’ufficio giudiziario; la consultazione dei registri passa da un Punto di Accesso autorizzato dal Ministero, e un gestionale che non lo è né si appoggia a uno non può importare i dati del fascicolo d’ufficio. Nel penale, nell’amministrativo e nel tributario il deposito passa da portali ministeriali per cui, dalle fonti consultate, non risultano interfacce documentate per software di terzi.
Quello che un gestionale fa bene è tutto il lavoro intorno al deposito: prepara gli atti dai modelli con i dati della pratica, calcola i termini che nascono da udienze e provvedimenti, tiene il registro delle notifiche in proprio via PEC con relata, attestazione di conformità e perfezionamento, conserva documenti e ricevute nel fascicolo. Se qualcuno ti promette di eliminare il redattore, chiedi come deposita e con quale firma.
- La firma digitale e la PEC restano tue, intestate a te.
- Il redattore o il portale per il deposito restano lo strumento con cui depositi.
- Il controllo dei termini calcolati resta tuo: un calcolo spiegato si verifica in un minuto, ma va verificato.
- La responsabilità di cosa depositi, e di quando, non passa a nessun software.
06Come si cambia gestionale senza perdere nulla
- 1
Fai l’inventario
Pratiche aperte, termini futuri, anagrafiche, parcelle non incassate, verifiche antiriciclaggio, documenti. Sono le cose che devono arrivare dall’altra parte.
- 2
Esporta tutto dal vecchio sistema
Prima di disdire, in formati leggibili. Conserva l’esportazione completa anche dopo la migrazione: le verifiche antiriciclaggio vanno tenute dieci anni.
- 3
Prova sulle pratiche vere
Carica un gruppo di pratiche reali, con udienze e termini, e confronta i risultati con quelli che hai già. Una settimana di lavoro vero dice più di tre dimostrazioni.
- 4
Ricontrolla a mano i termini aperti
Dopo l’importazione, ogni termine in scadenza nei prossimi mesi va confrontato con il vecchio scadenziario. È il passaggio che non si salta.
- 5
Controlla la disdetta del vecchio contratto
Preavviso, rinnovo tacito, modalità richieste: segna la data in agenda prima di iniziare, non dopo.
- 6
Porta dentro tutto lo studio
Un gestionale usato da metà delle persone produce due archivi. Fissa un giorno da cui il vecchio sistema si consulta soltanto.
Con Omega
Un prezzo per lo studio, non per la persona
- 49 € al mese IVA esclusa per uno studio, con tutti i moduli e operatori illimitati: praticanti e segreteria non si pagano a testa.
- Primo mese gratis senza carta di credito, sconto del 20% pagando l’anno, secondo studio a metà prezzo; nessuna attivazione e disdetta con 30 giorni di preavviso.
- Termini processuali calcolati tenendo il conto di come ci si è arrivati, parcelle sui parametri del DM 55/2014 e fattura elettronica con Cassa Forense e ritenuta.
- Antiriciclaggio, conflitti di interessi, incarichi e informativa sull’IA firmati, e un’area per ogni cliente con pratiche, documenti e fatture.
- Atti dai modelli con i dati della pratica e registro delle notifiche in proprio via PEC; il deposito resta al tuo redattore.
- Un database per ogni studio, server nello Spazio economico europeo, esportazione dei dati in autonomia in formati aperti.
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Foto di copertina: FranCamposN — CC BY 4.0
