Alternativa a Cliens: quando conviene un altro gestionale per lo studio legale

01Cosa fa Cliens, secondo il sito ufficiale

Cliens è la famiglia di gestionali per avvocati di Giuffrè Francis Lefebvre. Non è un prodotto solo, e la prima cosa da capire è quale versione si sta valutando:

• Cliens GSL (Gestione Studio Legale): il gestionale modulare. Nel fascicolo tiene udienze, scadenze, attività, spese, documenti, diritti e onorari; sincronizza l’agenda con PolisWeb, calcola i termini previsti dai codici, redige atti telematici e note d’iscrizione a ruolo, prepara precetti, decreti ingiuntivi, note spese e fatture, F23.
• Cliens Studio Legale Web: l’accesso via internet, da computer, tablet e telefono, ai dati del GSL installato in studio.
• Cliens CUBE: la versione cloud. Fascicoli sincronizzati con PolisWeb tramite il PDA Giuffrè, redattore delle buste telematiche con controlli automatici, controllo delle PEC dei depositi, integrazione con Microsoft Word, firme elettroniche con smart card o OTP, app per Android e Apple.
• Studio Online e SafeBox: la comunicazione con i clienti attraverso il sito dello studio e l’archivio.

Tutte le versioni danno accesso ad AttoFacile, l’assistente per la redazione degli atti e la lettura dei documenti di controparte che usa i contenuti della banca dati DeJure, e ai Codici e Formulari commentati dell’editore. Il prezzo non è pubblicato: dal sito si passa allo shop o a una richiesta di contatto.

02Quando ha senso restare su Cliens

• Depositi tutti i giorni e vuoi redattore, stato dei depositi e comunicazioni di cancelleria nello stesso programma del fascicolo.
• Lavori sui dati di PolisWeb: con CUBE i fascicoli si aggiornano dal punto di accesso, senza ricopiare udienze e rinvii.
• Usi già DeJure o i formulari Giuffrè e vuoi trovarli dentro la pratica.
• Lavori in Word: CUBE recupera e salva i documenti dal gestionale senza uscire dall’editor.

Se ti riconosci in tre di questi quattro punti, cambiare gestionale ti toglierebbe più di quanto ti dà. Meglio chiedere al fornitore la versione giusta (spesso il passaggio da GSL a CUBE risolve il problema del lavoro fuori studio) che ripartire da zero.

03Quando un’alternativa cambia davvero il lavoro

I motivi concreti per cui uno studio cerca altro, nelle richieste che riceviamo, sono quasi sempre questi:

• La parcella e la fattura si fanno ancora fuori. Preventivo sui parametri del DM 55/2014, spese generali, contributo integrativo, ritenuta, spese esenti art. 15 e bollo nel forfettario: se ogni volta li ricontrolli in un foglio di calcolo, ti serve uno strumento che li metta al posto giusto. Le regole sono nella guida sulla fattura elettronica dell’avvocato.
• Gli obblighi stanno in una cartellina. Adeguata verifica antiriciclaggio con scadenza e conservazione decennale, controllo dei conflitti su tutte le parti dell’archivio, lettera d’incarico e informativa sull’IA firmate.
• Il costo cresce con le persone. Un praticante o una segretaria in più non dovrebbero cambiare il canone.
• Serve un’area per il cliente dove trovi documenti e fatture senza telefonare.
• Vuoi un prezzo scritto prima della dimostrazione, e una prova sulle tue pratiche senza firmare niente.

04Cliens e Omega Avvocati a confronto

05Si può tenere il redattore e cambiare gestionale

È la combinazione più comune fra chi passa a un gestionale che non deposita: la busta telematica si continua a preparare con il redattore che si conosce (molti avvocati ne hanno uno gratuito tramite la Cassa o l’Ordine), mentre il gestionale tiene il fascicolo, i termini, le ore, le parcelle e gli adempimenti. In Omega l’atto nasce dai modelli con i dati della pratica, il termine entro cui depositarlo è già in agenda e le notifiche in proprio via PEC hanno il loro registro con relata e attestazione di conformità.

06Come si passa da Cliens senza perdere nulla

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   Chiedi l’esportazione

   Prima di disdire, chiedi al fornitore come esportare anagrafiche, pratiche e documenti, e in che formato. Conserva l’archivio completo anche dopo.

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   Porta dentro i clienti

   In Omega l’anagrafica si importa da Excel o CSV con l’importazione guidata, che riconosce le colonne.

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   Apri le pratiche in corso

   Pratiche, scadenze e documenti di un altro gestionale non hanno un formato comune: si parte da quelle aperte, oppure si concorda la migrazione come lavoro su misura dopo aver visto i file.

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   Ricontrolla i termini aperti

   Ogni scadenza dei prossimi mesi va confrontata con il vecchio scadenziario. È il passaggio che non si salta.

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   Segna la disdetta

   Durata, preavviso e rinnovo del contratto in essere: la data va in agenda prima di cominciare.

Il metodo completo, con le domande da fare a qualunque fornitore, è nella guida su come scegliere un gestionale per studio legale; il panorama degli altri prodotti è nella guida ai migliori gestionali per studi legali.